En tant que manager ou professionnel RH, c’est à vous que revient la conclusion de l’entretien. Cette étape, souvent bâclée par manque de temps, est pourtant primordiale dans la gestion des entretiens. Laisser une bonne dernière impression contribue à ce que votre salarié soit satisfait de l’échange.
Si la législation donne un cadre à votre échange, savoir conclure un entretien relève de vos compétences managériales ! Alors quelle est la meilleure façon de clore l’échange ? Quelles dernières phrases ou dernières questions poser ?
Découvrez toutes les réponses dans ce guide pratique.
En tant que manager ou professionnel RH, c’est à vous que revient la conclusion de l’entretien. Cette étape, souvent bâclée par manque de temps, est pourtant primordiale dans la gestion des entretiens. Laisser une bonne dernière impression contribue à ce que votre salarié soit satisfait de l’échange.
Si la législation donne un cadre à votre échange, savoir conclure un entretien relève de vos compétences managériales ! Alors quelle est la meilleure façon de clore l’échange ? Quelles dernières phrases ou dernières questions poser ?
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Pourquoi bien conclure un entretien professionnel est important ?
L’entretien professionnel est une opportunité de renforcer la motivation et l’engagement de votre collaborateur. Hors de question qu’il reparte mécontent, frustré ou avec un sentiment d’inachevé.
En tant que manager, c’est à vous de mener l’entretien professionnel, et de diriger la discussion pour que votre interlocuteur puisse s’exprimer librement. Vous pouvez commencer par introduire l’entretien avec un rappel des objectifs et des points qui seront abordés au cours de l’échange.
En conclusion de l’entretien, laissez la parole au salarié pour qu’il puisse revenir sur certains sujets ou aborder de nouvelles questions.
La conclusion d’un entretien revêt la même importance que le reste des échanges, si ce n’est plus. Il s’agit de terminer sur une note positive et constructive, sans bâcler le rendez-vous.
L’objectif de l’entretien professionnel est que le salarié reparte avec le sentiment d’avoir été entendu et pris en considération. Une conclusion axée sur l’avenir est un excellent moyen d’augmenter sa motivation et son engagement.
Préparez cette étape avec le même soin que le reste de l’entretien, et c’est l’assurance d’un entretien réussi !
Comment conclure l’entretien professionnel ?
Il n’existe pas qu’une seule bonne manière de conclure un entretien professionnel. Plusieurs astuces peuvent vous permettre de finaliser ce temps d’échange privilégié sur une note positive et constructive pour les deux parties.
Voici quelques conseils pour clore la discussion :
- Résumez les points abordés : Faîtes un récapitulatif de la discussion, soulignez les points importants, reformulez si besoin en reprenant vos notes ;
- Donnez la parole au salarié : Demandez-lui son ressenti sur l’entretien et s’il a des sujets à aborder avant de conclure. Laissez-lui quelques minutes pour aborder un sujet de son choix même s’il s’agit d’une problématique tout autre ;
- Revenez sur les points de conflit : Ne laissez aucune incompréhension non résolue. Assurez-vous de prendre le temps d’écouter activement, de fournir des réponses appropriées ou de proposer un autre rendez-vous si besoin ;
- Validez ensemble le plan d’action : Reprenez le plan d’action défini en collaboration avec le salarié, fixant les prochains objectifs et échéances ;
- Offrez votre soutien et votre disponibilité : Proposez un entretien de suivi pour discuter de l’avancement des projets et des objectifs ;
- Terminez l’entretien sur une note positive : Exprimez votre confiance et votre reconnaissance envers le salarié. Encouragez-le à continuer à contribuer au succès de l’entreprise et félicitez-le pour ses efforts et son engagement.
Surtout ne faites pas de fausse promesse pendant l’entretien. Ayez l’honnêteté de dire quand vous n’avez pas la réponse, que ce n’est pas de votre responsabilité ou que vous devez vous renseigner. Votre manque de transparence entraînerait un sentiment de frustration et un conflit à moyen terme.
Exemples de phrases de conclusion
Pour les managers
Voici quelques exemples de phrase de conclusion qui renforcent la confiance et la motivation du salarié, tout en favorisant une collaboration future fructueuse :
- « Je suis très satisfait du projet que tu as mené avec succès ! Félicitations ! » ;
- « Je te remercie pour les efforts que tu as fournis afin de réussir cette mission. » ;
- « Qu’as-tu retenu de cet entretien ? Que t’a-t-il apporté ? » ;
- « As-tu d’autres sujets que tu aimerais aborder avant de conclure l’entretien ? » ;
- « Récapitulons les grandes lignes de notre échange et les prochaines étapes pour que nous soyons d’accord. » ;
- « Nous pouvons fixer un entretien dans quelques mois pour faire le point ensemble. »
Pour les salariés
En tant que salarié, il n’est pas facile non plus de savoir comment conclure un entretien professionnel. C’est pourtant l’occasion d’exprimer les sujets qui vous tiennent à cœur ou de clarifier certains points avec votre manager.
Voici quelques phrases qui peuvent vous aider à conclure la discussion :
- « Merci de m’avoir fait confiance pour ce projet, j’aimerais m’investir davantage sur ce type de mission. » ;
- « Merci pour cet échange, j’aimerais en profiter pour vous parler de mon envie d’évoluer dans l’entreprise, d’avoir plus de responsabilités. » ;
- « J’aimerais utiliser mes droits à la formation pour… » ;
- « Vous avez fait part d’un projet qui m’intéresse pour l’entreprise, j’aimerais y contribuer. »
Après l’entretien : rédiger le compte rendu
Si vous avez rédigé le compte rendu d’entretien pendant l’échange, vous pouvez choisir de le finaliser pendant le rendez-vous. Ce document écrit doit reprendre les points clés abordés, les décisions prises et les actions définies ensemble.
Laissez au salarié le temps de relire le document, d’ajouter ses annotations si nécessaire, puis de le signer.
Une fois finalisé, il appartient à la personne ayant conduit l’entretien de transmettre le compte rendu aux acteurs concernés au sein de l’entreprise (direction, management, service RH). Cela garantit une bonne circulation de l’information et facilite la mise en œuvre des actions décidées.
À noter que l’utilisation d’un logiciel dédié permet de centraliser l’ensemble des documents et des plans d’action afin d’assurer le suivi de ces entretiens professionnels.
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