L’entretien professionnel, instauré par le Code du Travail, est une étape clé dans la gestion des entretiens au sein de l’entreprise. Plus qu’une obligation légale, c’est une formidable opportunité pour renforcer le lien entre employeurs et salariés, en alignant les aspirations individuelles avec les besoins stratégiques de l’organisation.
Qu’il s’agisse d’analyser les compétences, d’envisager une évolution de carrière ou de mettre en œuvre des dispositifs de formation, cet échange structuré offre un cadre propice à la réflexion des parcours professionnels.
Ce guide explore en détail tous les aspects de l’entretien professionnel : ses objectifs, son cadre légal, sa préparation, et les bonnes pratiques pour en faire un moment constructif et bénéfique pour toutes les parties. Nous vous proposons également des conseils pratiques pour structurer ces échanges, garantir leur suivi, et en maximiser l’impact sur le développement des talents au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est un moment d’échange privilégié entre un salarié et son manager afin de faire le bilan des deux dernières années écoulées et de préparer son avenir au sein de l’entreprise.
Ce rendez-vous a lieu au minimum tous les deux ans et est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle en termes de qualification et d’emploi. Il doit être distinct de l’entretien annuel, et les échanges ne doivent pas porter sur la performance du salarié.
Les obligations légales de l’entretien professionnel
À son embauche, tout salarié doit être informé de l’existence et de la fréquence de cet entretien professionnel. Toutes les entreprises sont soumises à cette obligation, quelle que soit la taille et le secteur d’activité.
L’entretien professionnel s’adresse à tous les salariés ayant au moins 2 ans d’ancienneté quels que soient :
- Leur type de contrat : CDI, CDD, contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation.
- Leur temps de travail : temps partiel, temps plein.
- Leur catégorie socioprofessionnelle : ouvrier, employé, agent de maîtrise, cadre.
C’est à l’employeur de convoquer individuellement chaque salarié à un entretien professionnel. Ce rendez-vous, imposé par le Code du Travail, est l’occasion de faire le point sur la carrière, les compétences, les objectifs et les attentes du salarié.
Pendant l’entretien professionnel, l’employeur a l’obligation d’informer le salarié des dispositifs d’accompagnement dont il peut bénéficier pour mettre en place son projet d’évolution professionnel :
- validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE) ;
- activation du compte personnel de formation (CPF) ;
- conseil en évolution professionnelle (CEP).
L’entreprise doit également l’accompagner dans ses démarches s’il souhaite faire valoir ses droits pour développer ses compétences.
Enfin, l’entretien professionnel doit faire l’objet d’un compte rendu écrit, qui sera partagé à toutes les parties prenantes au sein de l’entreprise (hiérarchie, manager, équipes RH, etc).
Quelle est la périodicité de l’entretien professionnel ?
Il existe différentes périodicités :
Un entretien professionnel doit avoir lieu à minima tous les deux ans
Cet échange permet d’aborder le parcours, les compétences et les perspectives d’évolution du salarié. C’est également une opportunité pour les informer sur leurs droits à la formation.
Un entretien dit de bilan de parcours professionnel doit avoir lieu tous les 6 ans
Ce rendez-vous est une obligation pour tous les employés et toutes les organisations. L’objectif de ce bilan de parcours professionnel est de faire un récapitulatif des précédents entretiens professionnels et vérifier qu’au cours de ces six années, le salarié :
- a bénéficié d’une ou plusieurs actions de formation ;
- a progressé dans son poste et/ou au niveau salarial ;
- a fait valoir ses droits à la formation au titre des dispositifs d’accompagnement existants (VAE, CPF).
Un entretien de reprise doit avoir lieu après une absence de longue durée
Ce type d’entretien doit être proposé après une longue absence afin de faciliter la réintégration du collaborateur à son poste. Le manager a le devoir de l’informer des évolutions et changements survenus pendant son absence et d’identifier avec le salarié ses besoins potentiels en formation pour mettre à jour ses compétences.
Cette obligation s’applique aux situations suivantes :
- un congé de maternité ;
- un congé de proche aidant ;
- un congé d’adoption ;
- un congé parental d’éducation à temps partiel ou à temps plein ;
- un mandat syndical ;
- un arrêt maladie de longue durée ;
- un congé de mobilité volontaire sécurisée ;
- un congé sabbatique.
Quelles sont les sanctions en cas de non-réalisation de l'entretien professionnel ?
L’employeur qui n’organise pas d’entretien professionnel s’expose à des sanctions financières.
Depuis le 30 septembre 2021, les entreprises de plus de 50 salariés n’ayant pas réalisé l’entretien professionnel doivent créditer le CPF du salarié :
- à temps plein : d’un montant de 3 000 € ;
- à temps partiel : d’un montant de 3 900 €.
Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur n’est juridiquement pas sanctionnable. Toutefois, en cas de litige avec un salarié, l’employeur risque de devoir payer des dommages et intérêts.
Quelle différence entre entretien professionnel et entretien annuel ?
L’entretien professionnel ne doit pas être confondu avec l’entretien annuel d’évaluation.
- L’entretien annuel : évalue la performance individuelle du salarié et l’atteinte des objectifs annuels. Il n’est pas obligatoire selon le Code du Travail ;
- L’entretien professionnel : vise à échanger sur le parcours professionnel du salarié, ses perspectives d’évolution et ses droits à la formation.
Les deux entretiens sont complémentaires, mais ne peuvent pas se substituer l’un à l’autre.
Comment bien préparer sa campagne d’entretien professionnel ?
Lister les collaborateurs concernés
La première chose à faire pour préparer votre campagne d’entretiens annuels est de réaliser la liste complète des collaborateurs qui doivent réaliser un entretien professionnel.
La loi oblige toutes les entreprises à faire passer un entretien professionnel aux salariés, tous les deux ans. À partir de votre liste du personnel, identifiez :
- les collaborateurs embauchés depuis 2 ans, qui n’ont pas encore bénéficié de ce rendez-vous obligatoire ;
- et les salariés qui ont réalisé leur dernier entretien professionnel il y a 2 ans.
Planifier vos entretiens professionnels
Deux méthodes d’organisation s’offrent à vous pour l’organisation de ces entretiens :
- Tout au long de l’année, à la même date : Les entretiens sont réalisés tous les deux ans dans une période proche de la date d’embauche du salarié.
- Sur une ou deux périodes définies de l’année : Vous imposez à vos managers ou équipes RH de réaliser tous les entretiens professionnels sur deux ou trois mois et convoquez à cette occasion les salariés concernés.
Le choix revient entièrement à l’employeur.
Préparer la trame de l'entretien
Les entretiens professionnels sont régis par le législateur, notamment certains points qui doivent obligatoirement être évoqués avec le salarié.
Rédiger un guide d’entretien présente plusieurs avantages :
- il facilite la conduite des entretiens par les managers ;
- il évite que des points importants soient oubliés ;
- il uniformise les réponses et les comptes rendus.
Voici quelques éléments à inclure dans votre trame :
- Présentation de l’entretien et de ses objectifs ;
- Évaluation des compétences et des réalisations du salarié ;
- Échange autour des souhaits d’évolution professionnelle ;
- Présentation des dispositifs d’accompagnement ;
- Identification des besoins en formation ;
- Synthèse et plan d’action.
💡 Des logiciels RH de gestion des compétences peuvent vous aider à piloter cette partie de l’entretien.
Réaliser un suivi efficace de vos entretiens professionnels
Quelle que soit la méthode d’organisation que vous avez choisie, donnez un cadre temporel à ceux qui réalisent les entretiens professionnels pour faciliter le suivi.
Pour assurer le suivi des entretiens professionnels, vous pouvez le faire dans un tableur Excel ou utiliser un logiciel adapté. Un logiciel de gestion des entretiens permet d’effectuer des relances, d’automatiser l’envoi des convocations ou d’analyser les données récoltées.
Comment établir une convocation à l’entretien professionnel ?
Le Code du Travail n’impose aucun formalisme pour vos convocations à entretien professionnel. Cependant, certaines informations sont primordiales pour le bon déroulement du rendez-vous.
- Date, heure et lieu de l’entretien ;
- Préciser le type d’entretien : entretien professionnel, entretien de reprise, bilan des 6 ans ;
- Le nom, prénom, intitulé du poste de travail et du service du salarié ;
- Le nom, prénom et fonction de représentant de l’employeur.
Pour mettre le salarié dans les meilleures conditions possibles, vous pouvez le sensibiliser en amont sur les objectifs de cet entretien et les points qui seront abordés ensemble.
Vous pouvez joindre à la convocation un document explicatif sur l’entretien professionnel et lui proposer de se renseigner auprès des équipes RH en cas de question.
La loi n’impose aucun délai minimum de convocation à l’entretien professionnel. Néanmoins, pour que le salarié puisse se préparer convenablement à ce rendez-vous important pour lui, un délai raisonnable est de 8 à 15 jours avant la date prévue d’entretien.
En effet, pour que cet échange soit le plus constructif et efficace possible, il est essentiel que le salarié ait réfléchi en amont à ses souhaits d’évolution et ses besoins en développement de compétences.
Certaines entreprises partagent la trame de l’entretien ou une grille de questions préalables, afin que le collaborateur puisse lui-même se préparer à ce rendez-vous. Le collaborateur doit connaître dans les grandes lignes les points qui seront abordés.
💡 Bon à savoir
L’entreprise est tenue d’organiser et de convoquer chaque salarié à l’entretien professionnel. Mais celui-ci peut refuser de s’y rendre. L’employeur doit conserver la preuve de sa convocation et prendre acte par écrit du refus du salarié de se rendre à l’entretien.
Qui peut faire passer un entretien professionnel ?
Là encore, le législateur laisse libre choix aux entreprises d’organiser les entretiens professionnels en interne. Dans la pratique, ce sont souvent les managers directs qui réalisent ces rendez-vous. Ils ne sont pourtant pas toujours les mieux placés pour aborder ces sujets et éviter les confusions avec l’entretien annuel d’évaluation.
Certaines organisations confient cette responsabilité aux équipes RH, dans la mesure où les objectifs de l’entretien concernent la carrière et le parcours professionnel du salarié. La Direction RH a une meilleure vision des évolutions des métiers, de la gestion interne des compétences, des opportunités de mobilité interne. Les professionnels RH ont également une meilleure connaissance des dispositifs d’accompagnement existants et des démarches à entreprendre pour faire valoir ses droits à la formation.
Que dire lors de l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est un moment privilégié pour le salarié d’échanger avec son employeur sur son parcours professionnel, son poste actuel, ses souhaits d’évolution ou ses droits à la formation.
Il faut généralement prévoir une heure par entretien. Voici une proposition de structure qui permette d’aborder les points essentiels et obligatoires de ce type d’entretien :
L’introduction
Elle est essentielle même si elle est brève. Elle sert à rappeler les objectifs de l’entretien et les différentes étapes. C’est également l’occasion de cadrer l’entretien dès le début et de définir les sujets qui seront abordés, et ceux qui devront l’être à un autre moment (ex : demande d’augmentation, répartition de la charge de travail, etc).
Cet échange devant faire l’objet d’un compte rendu détaillé écrit, on peut ensuite compléter les informations personnelles du salarié : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, poste actuel, raison de l’entretien (périodique ou reprise de poste à la suite d’une longue absence).
Faire le point sur la carrière du collaborateur
L’un des principaux objectifs de l’entretien professionnel est d’analyser l’évolution du salarié depuis le dernier échange de ce type. Cet exercice permet de faire un état des lieux des initiatives entreprises, comme les formations suivies, les certifications obtenues et leur application dans les missions actuelles.
Ce bilan constitue une étape clé pour identifier à la fois les succès et les points d’amélioration. Il ouvre également des perspectives sur les opportunités à venir, assurant ainsi un entretien enrichissant pour les deux parties. Une préparation minutieuse et une trame claire permettent d’examiner en détail le chemin parcouru par le salarié.
Analyser le poste actuel et identifier les besoins du salarié
L’entretien est aussi un moment dédié à une réflexion approfondie sur le poste actuel. En s’appuyant sur la fiche de poste, l’employeur peut discuter avec le salarié de ses responsabilités, des missions qui le motivent le plus, ainsi que des éventuelles difficultés qu’il rencontre.
Ce type d’échange favorise une meilleure compréhension des ajustements possibles pour améliorer son engagement au travail. En posant des questions ouvertes, comme “qu’est-ce qui pourrait améliorer ton quotidien professionnel ?”, l’employeur peut recueillir des retours précis pour répondre aux attentes du collaborateur et optimiser son bien-être.
Construire un projet d’évolution professionnelle
Un autre aspect essentiel de l’entretien professionnel est de planifier l’avenir en s’intéressant aux ambitions du salarié. Après une brève rétrospective des évolutions récentes au sein de l’entreprise ou de l’équipe, l’employeur peut engager la discussion sur les perspectives d’évolution.
En identifiant les souhaits du collaborateur et en les confrontant aux opportunités disponibles, cet échange peut déboucher sur la définition d’un plan d’action concret. Qu’il s’agisse de proposer des formations, d’offrir de nouvelles responsabilités ou d’envisager une mobilité interne, l’objectif est de soutenir le développement du salarié tout en répondant aux besoins stratégiques de l’entreprise.
Informer sur les dispositifs de formation et d’accompagnement
Enfin, l’entretien professionnel offre l’occasion de sensibiliser le salarié à différents dispositifs qui peuvent l’aider à progresser, comme la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), le Compte Personnel de Formation (CPF) et le Conseil en Évolution Professionnelle (CEP).
Ces outils, sous-utilisés faute d’information, sont des ressources à la disposition du salarié pour concrétiser ses projets. Durant l’échange, l’employeur a la responsabilité de s’assurer que le collaborateur connaît ces options et comprend comment les utiliser. Ce moment d’échange peut également servir à planifier les actions nécessaires, comme choisir une formation ou lancer une démarche de validation d’acquis, en vue d’atteindre les objectifs fixés.
Synthèse et conclusion
Savoir conclure un entretien est très important : la dernière impression est aussi importante que la première. Une synthèse des échanges et des décisions prises permet de s’assurer de la bonne compréhension des deux parties sur les points abordés.
Comment bien conclure un entretien professionnel ?
En tant que manager ou professionnel RH, c’est à vous que revient la conclusion de l’entretien. Cette étape, qui est parfois bâclée par manque de temps, est pourtant primordiale pour que votre salarié soit satisfait de l’échange.
Avant de clôturer l’entretien, assurez-vous d’avoir réalisé l’exercice correctement :
- reprenez votre trame et vérifiez que vous avez abordé tous les sujets ;
- réalisez une synthèse orale de votre échange ;
- résumez les décisions prises et les actions à mettre en place ;
- ouvrez la discussion et favorisez le dialogue en invitant le salarié à poser des questions ou à exprimer ses préoccupations. Conservez 5 à 10 minutes à la fin de l’entretien pour l’écouter attentivement sans couper court à la conversation ;
- proposez votre soutien pour accompagner le salarié dans la réalisation de ses objectifs et pour répondre à ses besoins professionnels ;
- fixez une date pour un entretien de suivi afin de discuter de l’avancement du plan d’action.
Enfin, terminez l’entretien sur une note positive. Voici quelques exemples de sujets de conclusion :
- Offrez au salarié l’opportunité de partager ses réflexions et ses commentaires sur l’entretien. Encouragez-le à exprimer ses préoccupations, ses besoins ou toute autre question qu’il pourrait avoir ;
- Soulignez les aspects positifs du travail du salarié, tels que ses compétences, sa créativité, son leadership, sa collaboration avec les autres membres de l’équipe, etc ;
- Exprimez votre confiance dans les compétences et le potentiel du salarié. Encouragez-le à continuer à se développer et à contribuer au succès de l’entreprise.
Un entretien professionnel qui prend en compte les besoins et attentes du salarié renforce sa motivation et son engagement envers l’entreprise. Attention, toutefois, à ne pas faire de fausses promesses ! Cela aurait l’effet complètement inverse du résultat recherché : vous perdrez sa confiance et votre légitimité.
Que faire après l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel n’est pas une finalité en soi, mais un moyen d’accompagner votre salarié dans sa carrière grâce à la réalisation d’un plan d’action.
Le législateur impose de formaliser l’entretien professionnel dans un compte rendu écrit, qui doit être signé par le salarié. En cas de désaccord, le salarié peut refuser de le signer, mais l’employeur doit apporter la preuve de son refus.
La rédaction du compte rendu inclut les actions à entreprendre pour accompagner le salarié dans ses projets d’évolution. Après l’entretien, le support est transmis au salarié et aux autres acteurs concernés dans l’entreprise.
Pour les équipes RH, les retours de ces entretiens professionnels viennent alimenter la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences de l’entretien, ainsi que le plan de formation de l’année suivante.
Pour conclure
L’entretien professionnel, bien mené, constitue un véritable levier de fidélisation, d’engagement et de développement pour les salariés. En offrant un espace de dialogue transparent et constructif, il permet à chacun d’exprimer ses aspirations et de co-construire un parcours aligné avec les objectifs de l’entreprise.
Pour l’employeur, ce rendez-vous est une opportunité d’identifier les besoins en compétences, d’anticiper les évolutions des métiers et de dynamiser la gestion des talents. Pour le salarié, c’est un moment privilégié pour se projeter dans l’avenir, accéder à des dispositifs de formation et voir ses ambitions professionnelles prises en compte.
En respectant le cadre légal et en adoptant une approche humaine et proactive, vous transformerez ces entretiens en un outil stratégique puissant, au service du bien-être des collaborateurs et de la performance collective.
N’oubliez pas que la clé du succès réside dans le suivi des engagements pris : un entretien professionnel réussi ne s’arrête pas au jour de l’échange, il se poursuit par des actions concrètes et un accompagnement adapté.
Découvrez comment transformer l’entretien en levier de formation
