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La loi liée aux entretiens professionnels impose aux employeurs d’organiser un entretien avec tout collaborateur de retour après une longue absence. Plus qu’une simple obligation inscrite dans le Code du Travail, cet entretien est une opportunité précieuse pour le manager de renouer le dialogue et d’assurer un retour dans les meilleures conditions. Mais comment s’y prendre pour respecter la loi tout en offrant un échange constructif ?
Découvrez les obligations légales, les motifs d’absence pour lesquels vous devez organiser un entretien professionnel et comment bien préparer votre rendez-vous.
Qu’est-ce qu’un entretien de reprise ?
Un entretien professionnel de reprise est un rendez-vous organisé par l’employé pour préparer la réintégration d’un salarié après une longue absence.
L’entretien professionnel de reprise a plusieurs objectifs :
- Informer le salarié des évolutions récentes dans l’entreprise : objectifs, enjeux, changements dans l’équipe ou stratégies ;
- Rassurer le collaborateur en anticipant sa réintégration et en identifiant ses éventuels besoins (aménagements de poste, formation, etc.) ;
- Renouer le contact et faciliter la communication entre le manager et le salarié pour une reprise en douceur.
Ce rendez-vous est un moment clé pour reconnecter le collaborateur au monde professionnel et assurer un retour réussi. Il permet également à l’employeur de vérifier que les attentes du salarié sont alignées avec les besoins et objectifs de l’entreprise.
La reprise de poste après une longue absence est souvent source de défis. Le salarié peut avoir perdu le fil des évolutions internes ou ressentir une vulnérabilité liée à une diminution physique ou un manque de repères.
Dans ce contexte, l’employeur a un rôle crucial : il doit garantir une réintégration sereine et veiller à maintenir l’employabilité du collaborateur tout en répondant à ses besoins individuels.
À quel moment faut-il faire un entretien de reprise ?
Selon l’article L6315-1, l’entretien de reprise est obligatoire après une période d’absence supérieure de 4 mois d’un collaborateur, et ce quel que soit le motif de l’absence. Sont concernés tous les collaborateurs ayant plus de deux ans d’ancienneté dans l’entreprise et quel que soit leur contrat.
D’après le Code du Travail, l’employeur est contraint de mettre en place un entretien de reprise dans les situations suivantes :
- un congé maternité, un congé d’adoption, un congé parental ;
- un congé sabbatique ;
- une période de mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises de plus de 300 salariés ;
- un congé sabbatique ;
- un congé de proche aidant ;
- un mandat syndical ;
- un arrêt de travail pour longue maladie, professionnelle ou non ;
- une reprise à mi-temps thérapeutique ;
- après un accident du travail ;
- un congé de formation ;
- une période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption.
Cet entretien est une obligation que doit respecter l’employeur afin de garantir le maintien de l’employabilité des collaborateurs et leur continuité dans l’emploi. Mais le Code du Travail ne précise pas qui doit réaliser l’entretien professionnel de reprise avec le salarié.
💡À noter que le premier rendez-vous peut intervenir avant la date de reprise si l’employé est à l’initiative de la demande.
Comment bien préparer un entretien de reprise ?
Informer le collaborateur & planifier l’entretien
Pour bien préparer l’entretien de reprise, vous devez sensibiliser le collaborateur aux objectifs de cet entretien afin de l’impliquer dans la démarche. Cela lui permettra de parler plus librement de ses besoins et des difficultés rencontrées dans le cadre de son retour à l’emploi.
Vous devez l’informer au minimum 15 jours avant la date, l’heure et le lieu de l’entretien afin de vous assurer de sa disponibilité et de rendre l’entretien formel, tout en le mettant à l’aise.
Créer un climat de confiance
Prévoyez de recevoir le salarié dans un espace neutre, qui garantit la tranquillité et la confidentialité de vos échanges.
Commencer par prendre de ses nouvelles
Posez une première question simple et ouverte pour s’informer de l’état de santé physique et psychologique du collaborateur. Attention cette marque de considération ne doit pas outrepasser le secret médical mais montrer votre intérêt pour son bien-être.
Informer le collaborateur sur les changements intervenus
Profitez de ce moment pour évoquer :
- Les réorganisations, nouvelles embauches et départs au sein de l’équipe ;
- Les changements managériaux ou organisationnels ;
- Les solutions mises en place pendant son absence pour assurer la continuité de service.
Conclure en rassurant
Cet entretien a pour objectif d’anticiper et de préparer la reprise du travail du salarié. Ce dernier doit sentir qu’il sera soutenu et accompagné durant les premières semaines, voire les premiers mois. Planifiez des entretiens de suivi pour pouvoir faire des points réguliers.
Entretien de reprise et obligations légales
L’article L6315-1 régit les règles liées aux entretiens professionnels, et impose à l’employeur un entretien de reprise aux collaborateurs de retour après une longue absence.
Il définit les situations dans lesquelles cet entretien est obligatoire ainsi que certains points qu’il convient d’aborder.
Au même titre que l’entretien professionnel obligatoire tous les deux ans, l’entretien de reprise permet d’évoquer avec le salarié :
- L’évaluation de son employabilité et ses besoins de formation ;
- Ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications, d’emploi et de salaire ;
- Les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification, à la validation de ses acquis, et à son compte professionnel de formation (CPF).
L’entretien de reprise est également un droit pour le salarié, et non une obligation. Il peut refuser de participer à cet entretien professionnel sans qu’aucune sanction ou préjudice ne lui soit porté.
Le retour d’un salarié après une longue absence nécessite forcément une mise à jour sur les évolutions de l’entreprise, de l’activité et du poste. L’entretien de reprise s’apparente à un ré-onboarding, à la grande différence que manager et salarié se connaissent déjà.
La loi formalise la reprise de contact par un rendez-vous individuel afin de formaliser la communication, rassurer le salarié et s’assurer de son employabilité.
À vous de donner toutes les clés nécessaires pour faciliter la réintégration du collaborateur !
Découvrez comment transformer l’entretien en levier de formation
