Le référentiel de compétences est un outil clé pour la gestion des compétences en entreprise. Il permet de lister les aptitudes nécessaires à chaque poste et d’accompagner le développement des collaborateurs au quotidien. Comment établir un référentiel de compétences qui soit adapté à la stratégie et aux métiers de votre entreprise ? Lucca vous répond.
Le référentiel de compétences est un outil clé pour la gestion des compétences en entreprise. Il permet de lister les aptitudes nécessaires à chaque poste et d’accompagner le développement des collaborateurs au quotidien. Comment établir un référentiel de compétences qui soit adapté à la stratégie et aux métiers de votre entreprise ? Lucca vous répond.
6 étapes pour construire un référentiel de compétences
Pour établir un référentiel de compétences efficace, il faut :
- fixer son objectif ;
- définir son périmètre ;
- monter une équipe de travail pluridisciplinaire ;
- identifier les compétences clés ;
- hiérarchiser les compétences ;
- concevoir un document clair.
1 - Fixer l'objectif du référentiel de compétences
Pour commencer, vous devez définir l’objectif du référentiel de compétences. Il peut s’agir d’optimiser la gestion des carrières et des mobilités internes au sein de votre entreprise par exemple.
Pour cela, interrogez-vous sur :
- les personnes qui vont utiliser ce document au quotidien ;
- la manière dont vous allez l’utiliser ;
- ce que vous ferez des résultats obtenus.
La réponse à ces questions vous aidera à faire le point sur les éléments à faire apparaître dans votre référentiel de compétences.
2 - Définir le périmètre du référentiel
Le périmètre du référentiel de compétences peut concerner :
- tous les métiers ou les postes de l’entreprise ;
- un pôle entier de l’entreprise ;
- un métier uniquement.
Par exemple, le périmètre de votre référentiel pourrait être les métiers du pôle commercial de votre entreprise.
Établir un référentiel de compétences nécessite des ressources humaines et des ressources financières plus ou moins importantes selon le périmètre défini.
Bon à savoir : Cette tâche peut être très chronophage si vous décidez de construire un référentiel pour tous les métiers de votre entreprise.
3 - Monter une équipe de travail pluridisciplinaire
La construction d’un référentiel de compétences est un travail collaboratif qui nécessite l’implication de plusieurs parties prenantes.
À savoir :
- des représentants des RH ;
- des managers opérationnels ;
- des collaborateurs experts métiers.
Cette diversité d’acteurs permet de concevoir un référentiel réaliste et pertinent qui s’appuie sur les savoirs et les connaissances spécifiques de chacun.
Bon à savoir : Si vous voulez créer un référentiel de compétences dédié aux métiers techniques dans un service informatique, vous pouvez regrouper un responsable RH, le responsable IT du service, un chef de projet technique et un développeur senior.
4 - Identifier les compétences clés de l'entreprise
Cette étape consiste à lister les compétences requises pour chaque poste ou métier au sein du périmètre défini. Il peut s’agir de l’esprit d’équipe, de la capacité à résoudre des problèmes ou de la maîtrise des outils numériques par exemple.
Pour identifier les compétences existantes au sein de votre entreprise, vous pouvez :
- faire un brainstorming ;
- observer les activités de chacun sur le terrain.
Vous pouvez également relever les compétences dont vous aurez besoin à l’avenir.
5 - Hiérarchiser les compétences
Une fois les compétences identifiées, il faut les hiérarchiser en fonction de leur importance et du niveau de maîtrise requis.
Chez Lucca, nous recommandons d’opter pour une échelle d’évaluation à 4 niveaux allant de débutant à expert :
- Niveau 1 – Débutant : le collaborateur possède des notions pour comprendre la compétence ;
- Niveau 2 – Intermédiaire : le collaborateur peut utiliser cette compétence de manière autonome ;
- Niveau 3 – Maîtrise : le collaborateur maîtrise parfaitement la compétence et peut résoudre des situations complexes ;
- Niveau 4 – Expert : le collaborateur est capable de transmettre son savoir aux autres et d’en assurer la pérennité au sein de l’entreprise.
Cette hiérarchisation permet d’évaluer les compétences des collaborateurs en fonction des attentes du poste et de définir des objectifs de progression. Cela vous permet aussi de savoir si le postulant à un poste est un profil junior ou senior.
6 - Concevoir un document clair et structuré
Le référentiel de compétences final doit être mis en forme de manière claire et structurée pour faciliter son utilisation.
Pour cela :
- organisez les compétences par catégorie (langues, savoirs, savoir-faire et savoir-être) ;
- décrivez brièvement chacune d’entre elles ;
- précisez le niveau de compétences requis pour chaque poste.
Votre document doit être aéré et agréable à lire. Il peut être réalisé sur un tableur Excel ou être présenté de manière visuelle à l’aide d’une cartographie par métiers ou par pôle de l’entreprise.
De plus, le référentiel de compétences doit être facilement consultable par l’ensemble des collaborateurs. Il peut être mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise ou intégré dans un logiciel RH pour un accès simplifié.
Qu'est-ce qu'un référentiel de compétences ?
Un référentiel de compétences est un document de référence qui regroupe les compétences essentielles pour chaque métier ou poste au sein de l’entreprise.
Il fait l’inventaire :
- des langues nécessaires pour exercer un emploi ;
- des savoirs : les connaissances théoriques acquises par le salarié au cours de ses études ou de sa formation (notions de comptabilité, programmation informatique, etc.) ;
- des savoir-faire : les connaissances techniques acquises avec l’expérience et la pratique, ainsi que la capacité à utiliser des méthodes et des outils adaptés (maîtrise de logiciels spécifiques, capacité à élaborer des budgets, etc.) ;
- des savoir-être (ou soft skills) : les comportements et les postures liés au salarié lui-même, comme la capacité d’adaptation, la gestion du stress, le leadership ou l’authenticité.
Bon à savoir : Dans les métiers éducatifs ou la santé, l’accent sera mis sur des savoirs spécifiques et une aptitude à l’empathie et à la communication par exemple.
Pourquoi faire un référentiel de compétences ?
La mise en place d’un référentiel de compétences permet à l’entreprise de mieux gérer son capital humain pour prendre les bonnes décisions stratégiques.
Ce document sert plusieurs objectifs.
- L’identification et la valorisation des talents : le référentiel de compétences permet d’évaluer la performance des collaborateurs par rapport aux attentes de l’entreprise et de valoriser leurs savoir-faire à l’aide de promotions et d’augmentations salariales ;
- La planification de formations : en identifiant les lacunes et les axes d’amélioration des collaborateurs, l’entreprise peut organiser des sessions de formation ciblées dans le cadre du plan de développement des compétences ;
- L’accompagnement des parcours professionnels : le référentiel permet au collaborateur d’évoluer en interne en développant des compétences ou en identifiant les métiers sur lesquels il peut se positionner ;
- Le recrutement des bons profils : grâce au référentiel de compétences, le recruteur peut évaluer plus facilement les candidats et affiner les profils des postulants.
Bon à savoir : Le référentiel de compétences est un outil clé pour la gestion des talents et l’optimisation des ressources humaines.
Exemples de référentiel de compétences
Voici un exemple tiré de notre propre référentiel :
Type de compétence | Compétence | Niveau 1 | Niveau 2 | NIveau 3 | Niveau 4 |
Langues | Anglais – Comprendre, écrire et parler l’Anglais dans un cadre professionnel. | Découvre la langue. Comprends et utilise des phrases courtes et des expressions de la vie quotidienne. Sait se présenter ou présenter quelqu’un. Échange des informations simples et directes sur des sujets familiers. Équivalent CECRL : A1 ou A2. | Comprends et participe aux discussions quand un langage clair et standard est utilisé. Sait se débrouiller seul(e) face à des interlocuteurs parlant essentiellement cette langue. Comprends l’essentiel des textes complexes. Équivalent CECRL : B1 ou B2. | Communique spontanément et couramment sans chercher ses mots. S’exprime sur des sujets complexes de façon claire et structurée. Comprends l’intégralité de textes longs et exigeants. Comprends l’implicite et les nuances. Équivalent CECRL : C1 ou C2. | Est bilingue. |
Savoir-être | Capacité d’adaptation – Savoir réagir de façon constructive face à l’imprévu. Adapter son comportement aux différents environnements et interlocuteurs rencontrés. | Nécessite l’aide d’un tiers pour gérer les situations imprévues avec sérénité. Comprends les spécificités des différents environnements et interlocuteurs rencontrés mais ne sait que rarement adapter son comportement de façon autonome. | Sait gérer les petits imprévus mais nécessite l’aide d’un tiers pour réagir face aux imprévus de grande ampleur. Comprends les spécificités des différents environnements rencontrés et adapte la plupart du temps son comportement de façon autonome. | Sait gérer toutes sortes d’imprévus de façon constructive. Comprends les spécificités des différents environnements rencontrés et sait adapter son comportement en toute autonomie. | Sait gérer toutes sortes d’imprévus qu’il/elle anticipe la plupart du temps. Se fond dans des environnements très variés et s’adapte de façon naturelle à toutes sortes d’interlocuteurs. Transmets cette compétence en interne. |
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Savoir-faire | Gestion de projet – Être en capacité de mener avec succès des projets en définissant clairement les objectifs et en anticipant les ressources humaines et matérielles nécessaires, le budget, les échéances et les contraintes éventuelles. | Connaît les principes de base de la gestion de projet. Contribue aux projets de son équipe en suivant les instructions qui lui sont confiées. Apprends à utiliser les différents outils de gestion de projet. | Participe activement et avec succès à la réalisation de projets simples au sein de son équipe : définition des objectifs, anticipation des besoins en ressources et des risques, planification et réalisation des tâches. Est capable de présenter un projet. | Mène en parfaite autonomie des projets simples et participe activement à la réalisation de projets complexes au sein de son équipe et en transverse. Sait anticiper les ressources et les risques de façon proactive. Est en capacité de coordonner une équipe, attribuer les tâches et gérer les imprévus. Sait présenter un projet, le défendre et fédérer son équipe autour du projet en question. | Est reconnu(e) en interne pour sa capacité à mener des projets stratégiques complexes et de grande ampleur, à l’échelle de l’entreprise. Assure une coordination efficace des parties prenantes d’équipes différentes grâce à son leadership. Transmets son savoir-faire aux autres collaborateurs. Sait présenter un projet, le défendre et fédérer au-delà de son équipe. |
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Les référentiels de compétences varient en fonction des métiers et des secteurs. Par exemple :
- un référentiel pour les métiers de la vente inclut des compétences, comme la négociation, le sens du service client et l’aptitude à utiliser des outils de CRM ;
- un référentiel pour les métiers du support client inclut des compétences, comme la capacité à gérer les conflits ou l’empathie.
Cet outil est flexible et peut évoluer avec le temps, en intégrant de nouvelles compétences ou en adaptant les niveaux requis en fonction des changements du marché et des métiers.
Vous l’avez compris, le référentiel de compétences joue un rôle central dans la compétitivité des entreprises. Il s’agit d’un véritable levier stratégique qui permet de structurer les parcours professionnels, de planifier les besoins en formation ou encore d’optimiser les performances individuelles et collectives.
Mais ce travail ne s’arrête pas là : une fois le référentiel établi, il devient un document vivant. Il doit être régulièrement mis à jour pour intégrer de nouvelles compétences, refléter les changements dans les pratiques professionnelles et anticiper les besoins de demain. Cette démarche garantit que l’entreprise reste agile et capable de faire face aux mutations rapides de son secteur.
Transformez l’entretien annuel
en un levier de montée en compétences et de mobilité interne.
