L’équipe Cleemy travaille sur une évolution qui va radicalement changer votre façon de gérer les notes de frais. Si vous souscrivez à cette fonctionnalité optionnelle, vos collaborateurs pourront jeter leurs reçus originaux après les avoir pris en photo depuis l’application Cleemy.Est-ce légal ?
Oui, depuis mars, les justificatifs numérisés ont juridiquement la même valeur que les originaux (article A 102 – B2 du Livre des Procédures Fiscales), à condition de :
- fournir une copie numérique conforme à l’original ;
- permettre la conversion au format PDF des documents numérisés ;
- assurer le scellement par cachet serveur du document. Il s’agit d’une signature électronique apposée par une personne morale, qui permet de garantir que le document n’a pas été altéré ;
- mettre en place un système d’archivage garantissant que le document pourra être présenté pendant toute sa durée légale de conservation (10 ans).
Et en pratique ?
En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, il vous suffira d’exporter les archives scellées de Cleemy et de les remettre au contrôleur en lieu et place des documents originaux des notes de frais. Ces documents contiendront en outre tous les éléments de preuve utiles au contrôle : justificatifs numériques, liste des invités, montant de la TVA récupérée…
Comment l’obtenir ?
Le développement de cette fonctionnalité sera achevé en novembre, de manière à vous permettre de commencer l’exercice 2018 en gérant vos notes de frais de manière totalement dématérialisée.
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